Ответ: почти всегда, когда через неё собираются данные о человеке.
Почему форма считается обработкой персональных данных
Происходит это по двум причинам.
Первая причина: персональные данные - это любая информация, которая прямо или косвенно относится к конкретному человеку. Такое описание закреплено в законе о персональных данных и под него попадает большая часть информации, которую собирает бизнес: от ФИО до адреса электронной почты, номера телефона, IP-адреса и других технических идентификаторов.
Исключением могут быть лишь данные, по которым вообще нельзя понять, о каком лице идёт речь (нет имени, контактов, технических идентификаторов). На практике такое почти не встречается.
Вторая причина: сбор данных - это один из видов обработки персональных данных. То есть «сбор» почти всегда равен «обработке»
Что нужно оформить под формой заявки
А если вы обрабатываете персональные данные, то, как правило, должны:
- Уведомить об этом Роскомнадзор.
- Составить и опубликовать политику обработки персональных данных, в которой будет описано, какие данные вы собираете, для чего и на каком основании.
- В некоторых случаях - подготовить отдельное согласие на обработку персональных данных
- И самое важное: дать пользователю возможность принять политику конфиденциальности и согласиться со сбором персональных данных. Прямо под этой формой
Итак, форма заявки на сайте - это не просто технический элемент.
Это точка сбора персональных данных, которую нужно правильно оформить: юридически, технически и документально.