Нотариальная контора и перечень из 67 документов: как мы собрали комплект по 152-ФЗ под реальную работу

Коротко о проекте

Клиент

Нотариус. Имя, нотариальный округ и сведения о конторе не раскрываем.

Масштаб

Нотариус, два сотрудника и привлечённый бухгалтер. Компьютер в роли локального сервера, два рабочих компьютера и ноутбук нотариуса. Сайта нет.

Задача

Подготовить документы по персональным данным. Клиент прислал перечень из 67 позиций, по которому хотел их получить.

Главная сложность

Отделить то, что действительно нужно конторе, от документов для крупной организации и учесть рекомендации нотариальной палаты.

Результат

Комплект под фактическую работу конторы: политика, единое положение, приказ с перечнями и планом помещений, регламенты и документы для работников. Ранее поданное уведомление в Роскомнадзор сверили с новыми документами и нашли расхождение.

На вопрос анкеты о действующих документах контора ответила коротко: «Фактически их нет. А то, что есть, неверное». Дальше выяснилось, что клиент не преувеличивал.

Перечень на 67 позиций

После первого звонка контора прислала перечень документов, которые хотел получить нотариус. В нём было 67 позиций, среди них приказ о комиссии по защите персональных данных, журналы учёта шифровальных средств, перечень режимных помещений и сканирование уязвимостей. Ближе к концу стояло соглашение об использовании cookie-файлов, хотя сайта у конторы нет.

Перечень явно писали для организации покрупнее. Считать стоимость по нему мы не стали и отправили анкету о реальных процессах. Ответы сделали картину конкретной: нотариус, два сотрудника и бухгалтер, один компьютер в роли сервера с базами всех программ, общие учётные записи, резервные копии на флешке, дела на открытых стеллажах. Нотариальные действия записывают на видео, клиенты записываются через Госуслуги и присылают документы по почте и в мессенджере.

Под эту картину мы предложили комплект и прямо написали, чего в нём не будет. Общее согласие клиентов на обработку не нужно: для нотариальных действий её разрешает закон (пункт 2 части 1 статьи 6 закона № 152-ФЗ). Формы, которыми контора пользоваться не будет, не попадают в комплект даже «на всякий случай». Технические работы вроде настройки антивируса и сканирования уязвимостей остались за рамками. Это задача ИТ-специалиста, и сказать об этом лучше заранее.

План офиса и характеристики компьютеров

Контора попросила план со всеми компьютерами. Для 152-ФЗ достаточно перечня мест хранения, и мы так и сказали. Но план был нужен самим сотрудникам, поэтому мы включили его в комплект как рабочую схему без замеров.

Потом нотариус попросил описать характеристики компьютеров, вплоть до процессоров. Закон такого не требует, он спрашивает про меры защиты, и мы честно назвали это лишним. Но раз нотариусу так спокойнее, внесли конфигурации в реестр устройств. Это даже пригодилось: на одном из присланных скриншотов компьютер был подписан незнакомым именем. Мы уточнили: нового сотрудника нет, просто в работе есть ещё один компьютер. Мелочь, но перечень лиц с доступом обязан совпадать с реальностью.

Как данные попадают в контору

Больше всего нас интересовала запись через Госуслуги. Для конторы это удобная функция, а для документов отдельный маршрут данных.

Почта и мессенджер устроены похоже: переписка хранится на серверах сервисов, доступ есть у всех сотрудников. Мы описали это как есть и отдельно прописали порядок приёма документов по почте, в мессенджере и на флешках.

С бухгалтером тоже вышло не по шаблону. Договора с ним нет, он консультирует разово, видит обезличенные цифры, а отчётность подписывает сам нотариус. Подставлять сюда типовой договор поручения мы не стали и описали реальную модель. У конторы были и проекты документов от нотариальной палаты. Взять их как есть было нельзя, они не описывали эту контору, но показали, чего палата ждёт от нотариуса, и мы учли это в комплекте.

Сначала политика и положение

Остальные документы строятся на политике и положении. Если там появится новая цель или категория данных, придётся переписывать и приказ, и перечни, и регламенты. Поэтому эти два документа мы согласовали первыми и вместе с черновиками задали вопросы, которые мог решить только нотариус: включать ли сведения о судимости, нужна ли цель «кадровый резерв» и не перенести ли хранение в облако.

В итоге сведения о здоровье, дееспособности и судимости описаны так, как они встречаются у нотариуса: только если они есть в представленных документах или нужны для конкретного действия. Хранение осталось на локальном сервере.

Старое уведомление разошлось с документами

Контора уже подавала уведомление в Роскомнадзор. Сверка показала, что для нотариальной деятельности в нём указано больше категорий данных, чем вошло в согласованные документы. Такое легко пропустить: уведомление подали давно, документы пишут заново, и каждый живёт своей жизнью.

Мы спросили нотариуса, какая версия верна, и подготовили проект уведомления об изменении сведений. Сведения в реестре должны совпадать с реальной обработкой, а об изменениях оператор сообщает не позднее 15-го числа следующего месяца (часть 7 статьи 22).

Что получил нотариус

Часть требований нотариусу предстоит выполнить самому или с ИТ-специалистом. Например, хранить флешку с резервной копией там, куда не попадают посетители. Общие учётные записи документы пока допускают, но оставляют возможность перейти на личные.

Документов вышло меньше, чем в исходном перечне. Нас это устраивает: каждый описывает то, что в конторе действительно происходит, и его можно показать проверяющему без неловких пауз.

Когда такой разбор нужен вашему бизнесу

Похожая история бывает у небольших контор и офисов, которым достался большой типовой перечень документов. Начать можно с простого вопроса: где у вас лежат данные, на каких компьютерах, в каких шкафах, в какой почте и на каких флешках. Ответ обычно короче любого перечня и полезнее.