О сотруднике работодатель знает гораздо больше, чем о любом клиенте. Паспорт, адрес, СНИЛС, образование, зарплата, состав семьи, иногда сведения о здоровье. Все это расходится по личному делу, бухгалтерской программе, банку, кадровому сервису и переписке руководителей. Одно согласие, подписанное при приеме и подшитое в папку, такую систему не описывает.
Работу с данными сотрудников регулируют сразу два закона: глава 14 Трудового кодекса (статьи с 85 по 90) и Закон № 152-ФЗ. Вместе они требуют связать обработку с конкретными целями, ограничить доступ и закрепить порядок хранения. И да, работодатель оператор персональных данных, а значит, должен подать уведомление в Роскомнадзор. Исключение для данных работников отменили еще в сентябре 2022 года.
Что Трудовой кодекс требует от работодателя
Статья 86 ТК устанавливает основные правила, и их стоит знать в лицо:
- данные обрабатываются только для соблюдения законов, содействия в трудоустройстве, обучении и продвижении, обеспечения безопасности работника, контроля качества и количества работы и сохранности имущества;
- все сведения получают у самого работника; если их можно получить только у третьей стороны, работника заранее уведомляют и получают его письменное согласие;
- нельзя собирать сведения о политических и религиозных убеждениях работника; о частной жизни можно, только если вопрос прямо связан с трудовыми отношениями, и только с письменного согласия;
- о членстве в общественных объединениях и профсоюзной деятельности сведения собирают лишь в случаях, предусмотренных законом;
- решения, затрагивающие интересы работника, нельзя принимать только на основании автоматизированной обработки;
- работников и их представителей знакомят под подпись с документами, которые устанавливают порядок обработки их данных.
Статья 88 добавляет правила передачи. Сообщать данные работника третьей стороне без его письменного согласия нельзя, кроме случаев угрозы жизни и здоровью и случаев, установленных законом. В коммерческих целях без согласия тоже нельзя. А получатель должен быть предупрежден, что использовать данные можно только для той цели, ради которой их передали.
Начните с кадрового пути
Документы удобнее проверять не по одному, а следуя за человеком: соискатель, оформление, кадровый учет и выплаты, обучение и доступы, увольнение, архивное хранение, уничтожение.
На каждом шаге меняются цели, состав данных и круг людей с доступом. Резюме кандидата не должно автоматически попадать во все системы. А данные уволенного работника нельзя стереть целиком в последний рабочий день, потому что часть документов закон обязывает хранить дальше.
В карте данных соискатель, работник и бывший работник должны быть разными строками. Иначе обязательно потеряется что-нибудь: резюме отклоненных кандидатов в почте HR или доступ бывшего руководителя к общему диску.
Какие процессы проверить
| Процесс | Что проверить |
|---|---|
| Подбор | Какие резюме сохраняются, кто их видит и когда удаляются данные кандидатов |
| Прием на работу | Какие документы действительно требуются и на каком основании |
| Кадровый учет | Где лежат личные дела, приказы и электронные документы |
| Расчет зарплаты | Какие сведения получают бухгалтерия, банк и сервис учета |
| Пропуска и видеонаблюдение | Есть ли отдельная цель, понятные правила и ограниченный доступ |
| Публикация фото | Для чего используется изображение и есть ли подходящее основание |
| Увольнение и архив | Какие документы хранить дальше, а какие данные пора удалить |
Соискатели: отдельная история
Кандидат еще не работник, поэтому к нему применяются в первую очередь общие правила Закона № 152-ФЗ, а не глава 14 ТК. Когда человек сам присылает резюме или откликается на вакансию, работодатель может его рассматривать. Вопросы начинаются после отказа.
Цель «рассмотреть кандидата» после отказа достигнута. По статье 21 Закона № 152-ФЗ данные в такой ситуации уничтожают в течение 30 дней. Хотите оставить резюме в кадровом резерве? Для этого нужно согласие кандидата с понятным сроком хранения. Резюме в почте рекрутера, которые лежат там годами, встречаются на проверках постоянно.
Анкеты кандидата тоже стоит проверить. Вопросы о семейном положении, детях или здоровье на этапе отбора почти никогда не нужны для цели и создают риск жалобы, причем не только по линии персональных данных.
Какие данные действительно нужны
Собирать можно не все, что удобно кадровой службе, а то, что связано с трудовыми отношениями и заявленными целями. Паспортные данные нужны для оформления, реквизиты счета для выплат, СНИЛС и ИНН для отчетности. Контакт родственника «на всякий случай» уже требует объяснения: зачем он нужен, на каком основании и сколько хранится. Обычно его берут с согласия самого работника и только для экстренной связи.
Сведения о здоровье относятся к специальной категории. Работодатель получает отдельные медицинские документы в случаях, предусмотренных законом, например результаты обязательных медосмотров или больничные. Но полная медицинская история в общей кадровой папке лежать не должна, и доступ к таким сведениям нужен очень узкому кругу людей.
Если компания не может объяснить, зачем в анкете какое-то поле, лучше его не собирать, пока не появится ясная цель.
Всегда ли нужно согласие работника
Нет. Большая часть обработки нужна для исполнения трудового договора и обязанностей по закону: налоги, взносы, отчетность в СФР, воинский учет. Согласие для этого не требуется. Подписанное при приеме универсальное согласие «на все действия со всеми данными» анализ оснований не заменяет и проблемы не решает.
Отдельное согласие обычно нужно в таких случаях:
- работодатель получает данные работника у третьих лиц;
- данные передаются третьей стороне вне обязанностей по закону, например в фитнес-клуб по корпоративной программе;
- фото и данные работника размещают на сайте или в соцсетях, и тогда нужно согласие на распространение по статье 10.1 Закона № 152-ФЗ;
- для прохода в офис используют отпечаток пальца или распознавание лица, это биометрия, и для нее нужно письменное согласие.
Фото на пропуске и фото на странице «Наша команда» служат разным целям. Если работодатель сфотографировал сотрудника для пропуска, разместить этот снимок на сайте он без отдельного согласия не может.
Логика простая: согласие не должно закрывать дыры в процессе. Сначала цель и основание, потом решение, нужно ли согласие именно здесь.
Кому внутри компании давать доступ
Формула «доступ всем руководителям» почти всегда шире, чем нужно. Руководителю отдела нужен рабочий телефон сотрудника и график отпусков, но не копия паспорта и не реквизиты карты.
| Роль | Что обычно нужно для работы | Что не должно открываться автоматически |
|---|---|---|
| Кадровый специалист | Документы о приеме, переводах, отпусках и увольнении | Медицинские сведения вне кадровой задачи |
| Бухгалтер | Данные для выплат, налогов и отчетности | Материалы оценки кандидата и заметки руководителя |
| Непосредственный руководитель | Рабочие контакты, должность, график, данные для управления командой | Паспорт, банковские реквизиты, документы о семье |
| IT-специалист | Учетная запись и технические сведения о работе системы | Содержание кадровых документов, если оно не нужно для поддержки |
Матрицу доступа пересматривают при приеме, переводе и увольнении. После смены должности права в системах часто остаются прежними, и через год у менеджера по продажам вдруг оказывается доступ к зарплатной ведомости.
Банки, бухгалтерия и кадровые сервисы
Данные работников уходят наружу чаще, чем кажется. Их получают банк по зарплатному проекту, бухгалтерия на аутсорсе, сервис подбора, оператор ЭДО, разработчик кадровой системы, страховая по ДМС.
Для каждого получателя нужно определить:
- какие сведения ему действительно передаются;
- действует он самостоятельно или по поручению работодателя;
- на каком основании идет передача;
- кто со стороны сервиса имеет доступ;
- как он сообщит об инциденте;
- что станет с данными после окончания договора.
И обязательно спросите кадровиков и руководителей, куда они на самом деле загружают документы. Сканы паспортов в мессенджерах и личной почте находятся почти в каждой компании. Подробнее о подрядчиках в статье о передаче третьим лицам и поручении обработки.
Какие документы нужны работодателю
Для кадрового контура обычно готовят:
- положение о порядке обработки и защите персональных данных работников;
- перечень целей, данных, сроков и мест хранения;
- список работников с доступом и правила разграничения доступа;
- порядок передачи данных внутри компании и внешним получателям;
- формы согласий для тех процессов, где они действительно нужны;
- порядок ответов на обращения работников;
- правила хранения, архива и уничтожения;
- условия поручения для бухгалтерии, кадровой системы и других подрядчиков;
- приказ о назначении ответственного за организацию обработки, если работодатель юридическое лицо.
С документами, которые устанавливают порядок обработки, работников знакомят под подпись. Новых сотрудников знакомят при приеме, до подписания трудового договора, как требует статья 68 ТК.
Что делать после увольнения
Удалить все данные в последний рабочий день нельзя. Многие кадровые документы, например трудовые договоры и личные дела, хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 2003 года. Это следует из статьи 22.1 Федерального закона «Об архивном деле» и перечня типовых документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Бухгалтерские документы хранят не меньше пяти лет.
Но длинный архивный срок не повод хранить без срока весь рабочий след человека. Информацию удобно разделить на три группы:
- Документы, которые продолжают храниться по закону.
- Данные, нужные для завершения расчетов и возможных споров.
- Рабочие копии, доступы, черновики и выгрузки, для которых основание закончилось.
Третью группу обычно и забывают. Резюме лежит в почте, копия паспорта в чате, а учетная запись уволенного все еще открывает корпоративный диск. Как удалять такие данные и фиксировать это, описано в статье об уничтожении персональных данных.
Частые вопросы
Нужно ли брать согласие на обработку данных при приеме на работу?
Для обработки, без которой нельзя исполнить трудовой договор и требования закона, согласие не нужно. Оно нужно для дополнительных процессов: публикации фото, передачи данных партнерам вне требований закона, биометрического доступа.
Можно ли передавать данные работника банку для зарплатной карты?
Роскомнадзор в своих разъяснениях допускает передачу без отдельного согласия в нескольких случаях, например если такая форма оплаты предусмотрена коллективным договором или работник сам заключил договор с банком. Если же работник попросил перечислять зарплату в другой банк, что он вправе сделать по статье 136 ТК, его данные в банк зарплатного проекта передавать незачем. Порядок лучше заранее закрепить в документах.
Нужно ли знакомить работников с политикой обработки персональных данных?
Да, с документами о порядке обработки данных работников знакомят под подпись. Это прямое требование статьи 86 ТК.
Что делать, если сотрудник просит показать, какие данные о нем хранятся?
Ответить в течение десяти рабочих дней, как на любой запрос субъекта. Порядок описан в статье как ответить на запрос субъекта персональных данных.
Если пройти по всем этим точкам, риск утечки, жалобы сотрудника и вопросов Роскомнадзора заметно снижается. А кадровая служба занимается людьми, а не восстанавливает в спешке историю доступов перед проверкой.