Фраза «храним данные пять лет» встречается во многих политиках, и почти никогда она не подходит ко всем процессам компании сразу. У заявки с сайта, трудового договора и бухгалтерской первички разные цели и разные основания. Значит, и сроки у них разные, и определять их нужно для каждого процесса отдельно.
Главное правило дает часть 7 статьи 5 Закона № 152-ФЗ: данные хранятся в форме, позволяющей определить человека, не дольше, чем этого требуют цели обработки. Более долгий срок может следовать из закона или из договора, стороной которого является сам человек. Бессрочного хранения «на всякий случай» закон не допускает.
Откуда берется срок хранения
Проверяйте источники в таком порядке:
- Специальный закон или правила архивного хранения.
- Договор, стороной которого является человек.
- Конкретная цель обработки.
- Согласие, если обработка держится на нем.
Срок нельзя брать только потому, что он встретился в чужой политике. Для кадровых, налоговых, медицинских и многих других документов есть специальные правила, и проверять их нужно по виду документа и на текущую дату.
Если готового срока в законе нет, его привязывают к понятному событию. Например, «до ответа на обращение и завершения возможного спора», «до закрытия вакансии», «до отписки от рассылки». Такое событие сотрудник или система должны уметь зафиксировать, иначе удаление так никогда и не начнется.
Сроки, которые установлены законом
Несколько сроков встречаются почти в каждой компании. Мы собрали их в одну таблицу, но перед использованием все равно сверяйте их с актуальной редакцией норм.
| Что хранится | Срок | Откуда срок |
|---|---|---|
| Первичные учетные документы, регистры, отчетность | Не менее пяти лет после отчетного года | Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» |
| Данные налогового учета | Пять лет | Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 Налогового кодекса |
| Трудовые договоры, личные дела, лицевые счета работников | 50 лет, а если делопроизводство закончено до 2003 года, 75 лет | Статья 22.1 Федерального закона «Об архивном деле», перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Данные кандидата после отказа | До 30 дней, если нет согласия на кадровый резерв | Часть 4 статьи 21 Закона № 152-ФЗ, достижение цели |
| Данные после отзыва согласия | До 30 дней, если нет другого основания | Часть 5 статьи 21 Закона № 152-ФЗ |
| Записи видеонаблюдения | Закон общего срока не устанавливает, его определяет компания | Внутренний документ оператора |
| Акты об уничтожении персональных данных | Три года с момента уничтожения | Приказ Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 |
Для договоров с клиентами часто ориентируются на общий срок исковой давности, три года по статье 196 Гражданского кодекса. Логика понятная: пока клиент может предъявить претензию, компании нужны документы, чтобы защититься. Но такое решение надо записать и обосновать во внутреннем документе. И хранить при этом нужно договор и документы по нему, а не всю историю переписки менеджера с клиентом.
Активная база и архив не одно и то же
Часть документов после окончания договора продолжает храниться по закону. Но из этого не следует, что менеджеры могут и дальше видеть карточку клиента в рабочей CRM и звонить ему с новыми предложениями.
Полезно разделять три режима:
| Режим | Для чего данные доступны | Кто получает доступ |
|---|---|---|
| Активная обработка | Текущая цель: заявка, договор, кадровый процесс | Работники, которым данные нужны каждый день |
| Ограниченное хранение | Обязательный архив, отчетность, защита прав при возможном споре | Узкий круг работников по отдельным полномочиям |
| Блокирование | Временная остановка обработки до проверки или уничтожения | Только те, кто решает вопрос и контролирует срок |
Этот переход нужно поддержать технически. Переложить документ в папку «Архив» мало, если ее по-прежнему открывает каждый сотрудник.
Как составить таблицу сроков
Начинайте с процессов, а не с документов. Для каждой строки укажите цель, основание, место хранения, начало и окончание срока, владельца процесса и способ уничтожения.
| Процесс | Начало срока | Что определяет окончание | Где проверить удаление |
|---|---|---|---|
| Заявка без договора | Получение обращения | Ответ дан, нет спора и другой законной цели | Почта, CRM, таблицы, резервные копии |
| Исполнение договора | Заключение договора | Договор завершен, обязательные сроки хранения истекли | CRM, бухгалтерия, архив, подрядчики |
| Подбор работника | Получение резюме | Вакансия закрыта или истек согласованный срок кадрового резерва | Почта, сервис подбора, папки руководителя |
| Рекламная рассылка | Получение согласия | Отписка, отзыв согласия или окончание заявленной цели | Сервис рассылки и выгрузки |
| Видеонаблюдение | Создание записи | Истек установленный период и нет основания сохранить фрагмент | Видеорегистратор, сервер, выгрузки службы безопасности |
Формулировка «до достижения цели» без описания события не дает сотруднику понятной команды. Лучше прямо написать, какое событие подтверждает достижение цели и кто после этого запускает удаление.
Жизненный цикл данных выглядит так: сбор, использование, актуализация, ограниченное хранение, событие окончания, проверка других оснований, уничтожение и его подтверждение. Таблица сроков должна покрывать все эти шаги, а не только последний.
Пример одной строки
Человек оставил телефон, чтобы узнать стоимость. Менеджер перезвонил, клиент отказался, на рекламу согласия не давал.
В таблице стоит записать:
- цель: подготовить ответ на запрос;
- данные: имя, телефон, текст обращения;
- системы: форма сайта, почта, CRM;
- окончание: ответ дан, диалога и спора нет;
- действие: удалить карточку и рабочие копии с учетом правил резервного копирования;
- ответственный: руководитель продаж или назначенный сотрудник.
Такая строка полезнее общей фразы «заявки хранятся до достижения цели». Сотруднику ясно, что считать окончанием и что делать дальше.
Что делать, когда цель достигнута
Если цель достигнута и другого основания хранить данные нет, оператор прекращает обработку и уничтожает данные в течение 30 дней. Это часть 4 статьи 21 закона. Иной срок возможен, если он следует из договора с человеком, соглашения с ним или закона.
Если уничтожить данные в срок не получается, например из-за технических ограничений системы, их блокируют и уничтожают не позднее шести месяцев. Это крайний срок, а не удобная отсрочка, и причину лучше зафиксировать.
Окончание договора или увольнение не всегда означает немедленное удаление всего подряд. Сначала отделяют документы, которые нужно хранить по закону, от копий и рабочих выгрузок, у которых основания уже нет. Как правильно уничтожить данные и оформить акт, мы разобрали в отдельной статье.
Таблица сроков нужна не для папки юриста. Она должна давать CRM, кадровой службе и бухгалтерии понятную команду: что удалять и когда.
Не забудьте про копии и подрядчиков
Данные часто остаются там, где о них никто не помнит:
- в почтовых ящиках;
- в локальных таблицах на ноутбуках;
- в мессенджерах;
- в тестовых базах разработчиков;
- в резервных копиях;
- в системах бывших подрядчиков.
Удалить карточку в интерфейсе CRM еще не значит уничтожить все копии. В договоре с сервисом и во внутреннем порядке нужно определить, как он прекращает обработку и подтверждает удаление.
Для резервных копий обычно настраивают отдельный цикл. Устаревшие данные из бэкапа не возвращают в рабочую базу, использовать их нельзя, а удаляются они при плановой перезаписи. Этот порядок лучше описать вместе с IT-специалистом заранее, а не придумывать в день, когда человек потребует удалить свои данные.
Пересматривайте таблицу при запуске нового продукта, смене CRM, подключении подрядчика и изменении закона. Чем меньше в компании лишних баз, тем меньше последствия возможной утечки и тем спокойнее разговор с Роскомнадзором.
Частые вопросы
Можно ли указать в политике один срок для всех данных?
Формально запретов нет, но такой срок почти всегда окажется либо слишком длинным для заявок, либо слишком коротким для кадровых документов. При проверке это заметно сразу. Лучше указать сроки по целям.
Сколько хранить согласие на обработку персональных данных?
Все время, пока идет обработка по этому согласию, и еще разумный срок после, чтобы в случае спора доказать, что основание было. Этот дополнительный срок тоже закрепите во внутреннем документе.
Обязательно ли удалять данные клиента, если он больше не покупает?
Если договор исполнен, обязательные сроки истекли, а согласия на рекламу нет, то да. Мысль «вдруг он вернется» основанием для хранения не считается.
Что делать с данными в резервных копиях?
Удалять при плановой перезаписи и не восстанавливать их в рабочую базу. Важно, чтобы этот цикл был описан и действительно работал.